Flexi Desk Dubai: Preis, Visa, Ejari – reicht das kleinste Büro?

Flexi Desk in Dubai: Was der kleinste Arbeitsplatz leistet – und was nicht

Ein Flexi-Desk ist ein geteilter Arbeitsplatz im Business Center einer Free Zone, den Sie nach Plan nutzen. Er liefert die Geschäftsadresse für die Lizenz und ist in vielen Gründungspaketen bereits enthalten. Für einen oder zwei Gründer ohne Team vor Ort reicht das oft. Nur ist das Büro in den VAE mehr als ein Kostenpunkt: Von ihm hängen die Zahl der Visa ab, der Blick der Bank auf Ihre Firma, bei einer Free-Zone-Gesellschaft die Bedingungen für 0 % – und aus deutscher Sicht die Frage, wo Ihre Firma eigentlich geführt wird.

Dieser Beitrag ist ein allgemeiner Überblick, keine Rechts- oder Steuerberatung. Visa-Kontingente und Preise legt jede Zone selbst fest und ändert sie regelmäßig. Wir prüfen sie für Ihre Zone zum aktuellen Datum.

Flexi-Desk, Büro, Lager: die Optionen

Wie viele Visa zu welcher Option gehören, bestimmt jede Zone selbst, und die Zahlen unterscheiden sich deutlich. Wir klären das Kontingent vor der Wahl des Pakets, nicht danach.

Wer nach einem „virtuellen Büro in Dubai“ sucht, landet in der Praxis meist beim Flexi-Desk. Ob eine Zone auch eine reine Adresse ohne Arbeitsplatz für die Lizenz akzeptiert, regelt sie selbst – fragen Sie das vor der Unterschrift.

Was ein Flexi-Desk kostet

Einen festen Marktpreis gibt es nicht; der Flexi-Desk ist meist Teil eines Pakets. Nach Angaben unseres Hauses (Richtwerte in AED, Stand September 2026, staatliche Gebühren gesondert):

Die Zonen ändern ihre Tarife fast jedes Jahr. Vergleichen Sie deshalb nie den Aktionspreis des ersten Jahres, sondern die Kosten eines vollen Jahres einschließlich Verlängerung und der Visa, die Sie wirklich brauchen. Eine Gesamtübersicht finden Sie unter Kosten der Firmengründung.

Free Zone oder Mainland: wo der Flexi-Desk genügt

In der Free Zone ist der Flexi-Desk die übliche Einstiegslösung. Die Zone vermietet ihn selbst oder über ihr Business Center, der Vertrag läuft auf die Gesellschaft.

Auf dem Mainland sind die Anforderungen an Räume in der Regel strenger. Die Lizenzbehörde verlangt normalerweise einen Mietvertrag über ein Büro, und in Dubai werden Mietverträge bei RERA über das System Ejari registriert. Die Details hängen vom Emirat und von der Tätigkeit ab. Wenn Sie ohnehin Kunden auf dem Mainland bedienen wollen, gehört diese Frage an den Anfang der Planung: Mainland oder Free Zone.

Visa: rechnen Sie mit dem zweiten Jahr

Das Kontingent folgt der Fläche oder dem Pakettyp. Wer Mitarbeiter oder die Familie nachholen will, zählt die Visa, die er heute braucht, und die, die er in zwölf Monaten braucht – und wählt die Räume nach der zweiten Zahl. Mehr Visa bedeuten meist ein größeres Büro, und ein Umzug mitten im Jahr kostet mehr als die richtige Wahl am Anfang. Wie die Einstellung selbst abläuft, lesen Sie unter Arbeitsvisum Dubai.

Die Bank schaut auf die Realität

Compliance-Abteilungen prüfen, ob eine Firma echt ist. Eine Gesellschaft mit eigenem Büro und Mitarbeitern auf der Gehaltsliste kommt durch Kontoeröffnung und spätere Überprüfungen leichter als eine mit geteiltem Schreibtisch und ohne Personal. Das steht in keiner Vorschrift, es ist Praxis, und sie unterscheidet sich von Bank zu Bank – die Richtung ist aber immer dieselbe. Fragen Sie die Bank vor der Wahl der Räume, welche Präsenz sie erwartet. Mehr unter Firmenkonto in Dubai.

Substanz: warum der Schreibtisch für die 0 % zählt

Eine Free-Zone-Gesellschaft bekommt 0 % Körperschaftsteuer nur als Qualifying Free Zone Person (QFZP) und nur auf Qualifying Income. Zu den Bedingungen gehört echte Präsenz in der Zone: Die Tätigkeit, mit der die Gesellschaft ihr Geld verdient, muss dort stattfinden, mit Personal, Räumen und Ausgaben, die dazu passen. Ein Name auf einem Empfangstresen ist dafür ein schwacher Beleg.

Scheitert der Test, wird das nicht qualifizierende Einkommen mit 9 % ab dem ersten Dirham besteuert, und der Status ist ab Beginn des laufenden Zeitraums und für die vier folgenden verloren. Eine Holding mit wenig Tätigkeit braucht weniger Substanz als ein operatives Geschäft mit Personal, aber „angemessen“ wird immer an dem gemessen, was die Gesellschaft tatsächlich tut. Einzelheiten: QFZP: 0 % in der Free Zone.

Die deutsche Seite: Wo wird die Firma geführt?

Für Gründer aus Deutschland ist das der Punkt, an dem ein Flexi-Desk am häufigsten zum Problem wird. Eine Gesellschaft mit Ort der Geschäftsleitung in Deutschland ist hier unbeschränkt körperschaftsteuerpflichtig (§ 1 KStG). Geschäftsleitung ist der „Mittelpunkt der geschäftlichen Oberleitung“ (§ 10 AO). Führen Sie Ihre Free-Zone-Firma faktisch vom Arbeitszimmer in Stuttgart aus, während in Dubai nur ein geteilter Schreibtisch gemietet ist, kann die Gesellschaft in Deutschland steuerpflichtig sein – mit oder ohne Lizenz aus Dubai.

Hinzu kommt: Zwischen Deutschland und den VAE gibt es seit dem 01.01.2022 kein Doppelbesteuerungsabkommen, und bei einer Beteiligung von mehr als 50 % kann die Hinzurechnungsbesteuerung nach §§ 7–8 AStG passive, niedrig besteuerte Einkünfte (unter 15 %) Ihrem Einkommen zurechnen. Ob das greift, hängt von der Art der Einkünfte ab. Klären Sie beides mit einem Steuerberater in Deutschland (bzw. Österreich oder der Schweiz) und lesen Sie vorab Steuerwohnsitz Dubai.

Praktisch heißt das: Beschlüsse, die in Dubai gefasst und dort protokolliert werden, und ein Geschäftsführer, der tatsächlich vor Ort entscheidet, sind mehr wert als ein größerer Raum.

Der Ablauf in Schritten

1. Menschen zählen: Wie viele Visa brauchen Sie jetzt und in zwölf Monaten – Gesellschafter, Mitarbeiter, Familie?
2. Präsenz klären: Arbeitet das Team physisch in den VAE? Empfangen Sie Kunden?
3. QFZP-Frage beantworten: Wollen Sie 0 % auf Qualifying Income beanspruchen? Dann muss die Präsenz echt und belegbar sein.
4. Angebote vergleichen: Optionen mit Visa-Kontingent und Verlängerungspreis anfordern, nicht nur den Preis des ersten Jahres.
5. Mit der Bank abgleichen: Welche Präsenz erwartet sie?
6. Mietvertrag auf die Gesellschaft abschließen: Er wird für Lizenz, Bank und jedes Visum gebraucht.

Wir stellen Zone, Räume und Visa-Planung gemeinsam auf: Firmengründung.

Wo es schiefgeht

• Flexi-Desk nach Preis gewählt, sechs Monate später werden fünf Visa gebraucht
• QFZP-Status beansprucht mit einem Schreibtisch und ohne Personal in der Zone
• Erstjahrespreis verglichen statt Verlängerung
• Mietvertrag auf einen Gesellschafter statt auf die Gesellschaft – die Adresse lässt sich dann nicht belegen
• Alle Entscheidungen fallen in Deutschland, der Schreibtisch steht in Dubai

Wann ein Flexi-Desk die richtige Wahl ist

Ein oder zwei Gründer, keine Mitarbeiter, Kunden im Ausland, die Arbeit ortsunabhängig – und entweder kein QFZP-Anspruch oder Substanz, die auf anderem Weg belegt ist. In dieser Konstellation bringt ein eigenes Büro wenig. Vorausgesetzt, Sie kennen die Grenze beim Visa-Kontingent, rechnen mit einer genaueren Prüfung durch die Bank und haben die Frage der Geschäftsleitung für Ihr Heimatland geklärt.

Häufige Fragen

Was bedeutet Flexi-Desk in Dubai?

Ein geteilter Arbeitsplatz im Business Center einer Free Zone, den Sie zeitweise nutzen. Er dient als Geschäftsadresse für die Lizenz und bringt ein kleines Visa-Kontingent.

Brauche ich auf dem Mainland ein echtes Büro?

In der Regel ja. Die Anforderungen an Räume sind strenger als in Free Zones, in Dubai wird der Mietvertrag über Ejari registriert. Die Details hängen von Emirat und Tätigkeit ab.

Kann ich später vom Flexi-Desk in ein Büro wechseln, ohne die Lizenz zu ändern?

Innerhalb derselben Zone meist ja, mit einer Änderung der Unterlagen und einem neu berechneten Visa-Kontingent. Ein Wechsel in eine andere Zone ist eine Neuregistrierung.

Reicht ein Flexi-Desk für eine Holding?

Für die Lizenz oft ja. Für die QFZP-Substanz und für die Bank kommt es darauf an, was die Holding tut – eine reine Holding braucht weniger, aber nicht nichts.

Quellen

• § 10 AO (Geschäftsleitung): https://www.gesetze-im-internet.de/ao_1977/__10.html
• § 1 KStG (unbeschränkte Steuerpflicht): https://www.gesetze-im-internet.de/kstg_1977/__1.html
• Ministerial Decision Nr. 229/2025 (QFZP): https://mof.gov.ae/wp-content/uploads/2025/09/EN-Ministerial-Decision-No.-229-of-2025-Regarding-Qualifying-Activities-and-Excluded-Activities.pdf